Hóa đơn điện tử được coi là giải pháp thông minh đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bởi những lợi ích ưu việt mà hóa đơn điện tử mang lại hơn hẳn hóa đơn giấy truyền thống. Để có thể áp dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần nắm rõ những điều cơ bản về hình thức hóa đơn này như cách tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, thủ tục phát hành hóa đơn điện tử, xử lý hóa đơn điện tử như thế nào,… Bài viết sau đây sẽ giúp doanh nghiệp trả lời những câu hỏi liên quan đến một số thủ tục về hóa đơn điện tử.
1. Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm những gì?
– Doanh nghiệp cần có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế bằng hình thức trực tiếp hoặc văn bản điện tử (soạn theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32).
– Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (soạn theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32) hoặc thông báo phát hành hóa đơn làm bằng tờ khai TB01/AC rồi nộp cho cơ quan thuế qua trang thuế điện tử.
– Hoàn thành 02 hóa đơn mẫu (hóa đơn điện tử gốc và hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử) sau đó đính kèm vào phụ lục của thông báo phát hành hóa đơn khi nộp.
2. Điều kiện để doanh nghiệp có thể khởi tạo hóa đơn điện tử là gì?
– Là doanh nghiệp có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
– Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
– Sở hữu chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
– DN đã có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
– Xây dựng các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử – Chiến lược giúp DN vượt qua khó khăn
So sánh Nộp thuế điện tử với nộp thuế theo phương thức truyền thống?
3. Điều kiện công nhận của hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử có tính pháp lý nếu đảm bảo hai yếu tố sau:
– Tính tin cậy: Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử phải đầy đủ, mang tính nguyên vẹn, không bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
– Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần.
4. Hình thức nhận hóa đơn điện tử như thế nào?
Doanh nghiệp có thể nhận hóa đơn điện tử thông qua 02 hình thức:
– Nhận trực tiếp thông qua hình thức thỏa thuận của bên bán và bên mua.
– Nhận hóa đơn điện tử qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
