Ngăn ngừa xâm phạm bí mật kinh doanh là điều không thế thiếu trong mỗi công ty. Để thực hiện điều này một cách hiệu quả nhất, mời bạn theo dõi bài viết dưới đây.
1. Xác định bí mật kinh doanh có giá trị của công ty bạn.
Bước đầu tiên trong việc ngăn ngừa xâm phạm bí mật kinh doanh của công ty bạn là xác định chúng. Để xác định liệu thông tin đó có nên được coi là bí mật kinh doanh hay không, hãy xem xét các yếu tố sau:
– Thông tin đó có được biết đến bên ngoài công ty của bạn không?
– Đó có phải là thông tin được biết đến rộng rãi bởi nhân viên và những người khác liên quan đến công ty của bạn? Có các biện pháp được thực hiện để bảo vệ bí mật thông tin không?
– Giá trị của thông tin cho công ty của bạn là gì? Giá trị tiềm năng đối với đối thủ cạnh tranh của công ty bạn là gì?
– Công ty của bạn sử dụng bao nhiêu nỗ lực hoặc tiền để phát triển thông tin?
2. Xây dựng chính sách
Bạn cần xây dựng chính sách để ngăn ngừa xâm phạm bí mật kinh doanh cho công ty của bạn và đưa ra một văn bản.
Để bảo vệ bí mật thương mại của công ty bạn, bạn nên có một chính sách bảo vệ bí mật kinh doanh. Một chính sách bằng văn bản có một số lợi thế. Thứ nhất, nó nói với nhân viên cách xác định và bảo vệ bí mật kinh doanh của công ty. Thứ hai, nó giúp quản lý chặt chẽ trong những tình huống mà bí mật kinh doanh phải được tiết lộ cho người bên ngoài. Thứ ba, nó thể hiện cam kết của công ty bạn đối với việc bảo vệ bí mật kinh doanh, điều này có thể rất quan trọng trong việc kiện tụng.
3. Hạn chế sự tiếp cận bí mật kinh doanh
Càng nhiều người biết bí mật thì càng khó giữ. Để ngăn ngừa xâm phạm bí mật kinh doanh, các công ty nên giới hạn số lượng nhân viên có quyền truy cập vào các thông tin nhạy cảm này.
Để làm được điều này, việc tiết lộ thông tin chỉ nên giới hạn đối với những nhân viên cần thông tin đó để thực hiện nhiệm vụ của mình cho công ty. Ngoài ra, số lượng và tính chất của thông tin bí mật kinh doanh được tiết lộ cho một nhân viên nên phụ thuộc hoàn toàn vào “nhu cầu cần biết” của nhân viên đó. Nếu một nhân viên có thể thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả với lượng thông tin hạn chế, chỉ nên cung cấp số lượng thông tin cần thiết.
4. Lưu trữ cẩn thận
Tài liệu bí mật kinh doanh quan trọng nhất của công ty bạn phải được lưu trữ trong kho riêng biệt và khóa. Tùy theo số lượng và số lượng lớn các tài liệu, một kho lưu trữ thích hợp có thể là ngăn kéo an toàn hoặc khoá an toàn nhỏ. Mục đích của các biện pháp an ninh vật lý như vậy là hạn chế hoặc loại bỏ quyền truy cập của bên thứ ba và nhân viên trái phép, ngăn chặn trộm đánh cắp bí mật kinh doanh và cung cấp một cơ chế để theo dõi các tài liệu bí mật. Chỉ có một số nhỏ các cá nhân cụ thể nên có quyền truy cập vào kho lưu trữ bí mật kinh doanh của công ty bạn. Nó có thể được yêu cầu hai ủy quyền để truy cập vào các tài liệu quan trọng. Tất cả những người lấy tài liệu từ kho lưu trữ phải được yêu cầu ký vào sổ đăng ký và chỉ ra những tài liệu nào đã được xem xét hoặc đưa ra.
Trên đây là các biện pháp để ngăn ngừa xâm phạm bí mật kinh doanh mà công ty nào cũng phải có. Để bảo vệ công ty, hãy bảo vệ bí mật kinh doanh an toàn nhất có thể.
Xem thêm:
Đặc điểm chính và ưu nhược điểm của doanh nghiệp tư nhân
Top 3 laptop mỏng nhẹ dưới 10 triệu đáng đồng tiền nhất
